Se regulan fundamentalmente por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPACAP), aplicable supletoriamente a todas las Entidades Locales (art. 2.1 LPACAP). Esta norma unifica el procedimiento en todo el sector público, con plena vigencia de los aspectos electrónicos desde el 2 de abril de 2021. La Ley 7/1985 (LBRL) y el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales (ROF, RD 2568/1986) se aplican de forma supletoria o en aspectos organizativos internos, pero el régimen de registros, presentación y notificaciones es el de la LPACAP (arts. 14, 16 y Título V).

1. Registro de entrada y salida de documentos (art. 16 LPACAP)

Todas las Administraciones Públicas, incluidas las Entidades Locales, deben disponer de un Registro Electrónico General (o adherirse al de la Administración General del Estado). Este registro es obligatorio, electrónico, interoperable (a través del Sistema de Interconexión de Registros – SIR) y funciona 24 horas al día, todos los días del año.

• Entrada: Asiento de todo documento presentado o recibido (solicitudes, escritos, comunicaciones).
• Salida: Asiento de documentos oficiales emitidos dirigidos a otros órganos o particulares.
• Características principales:
  • Asientos por orden temporal exacto (fecha y hora oficial).
  • Constancia obligatoria: número de asiento, epígrafe, fecha/hora, identificación del interesado, órgano remitente/destinatario y referencia al contenido.
  • Recibo automático: copia autenticada del documento con fecha/hora y número de registro (garantiza integridad y no repudio).
  • Los documentos se cursan sin dilación a la unidad competente.

Las Entidades Locales pueden mantener registros electrónicos propios (plena interoperabilidad) o usar oficinas de asistencia en materia de registros (donde se digitalizan documentos presenciales). La creación del registro se publica en el boletín oficial correspondiente y en la sede electrónica.Nota práctica local: En la práctica, muchos ayuntamientos integran su registro en la sede electrónica municipal o en plataformas autonómicas/estatales (Punto de Acceso General – PAG).2. Requisitos de la presentación de documentos (arts. 14 y 16 LPACAP)Los documentos pueden presentarse de forma preferentemente electrónica. Los interesados tienen derecho a relacionarse electrónicamente; las personas físicas pueden elegir, pero ciertos sujetos están obligados (art. 14.2): Lugares y formas de presentación válidas (art. 16.4):

• Registro Electrónico General (o de cualquier Administración).
• Oficinas de asistencia en materia de registros (digitalizan documentos en papel y devuelven originales, salvo excepciones).
• Oficinas de Correos (forma reglamentaria).
• Representaciones diplomáticas/consulares en el extranjero.
• Cualquier otro medio establecido (p.ej. sede electrónica específica).

Requisitos formales de los documentos:

• Identificación del interesado (DNI/NIE/CIF + firma electrónica cuando proceda).
• Objeto claro y petición concreta.
• Para solicitudes de inicio de procedimiento: datos mínimos del art. 66 LPACAP (identificación, firma, medio de notificación preferido).
• Documentos presenciales deben digitalizarse inmediatamente por la oficina de asistencia (art. 16.5) e incorporarse al expediente electrónico.
• Se emite acuse de recibo con fecha y hora (la presentación en día inhábil se entiende realizada el primer día hábil siguiente a las 00:00 h).
• No se exigen originales salvo excepciones legales expresas; la Administración no puede pedir documentos ya en su poder (principio de no duplicidad).

Las Entidades Locales deben publicar y mantener actualizada la relación de oficinas de asistencia.3. Comunicaciones y notificaciones (Título V LPACAP, arts. 39 a 48)Las notificaciones son el acto mediante el cual la Administración pone en conocimiento del interesado el contenido de una resolución (art. 40). Deben practicarse preferentemente por medios electrónicos y, en todo caso, obligatoriamente cuando el interesado esté obligado a relacionarse electrónicamente (art. 41.1).Principios generales:

• Plazo máximo de emisión: 10 días desde la fecha del acto (art. 40.2).
• Contenido mínimo obligatorio (art. 40.2): texto íntegro del acto, indicación de si pone fin a la vía administrativa, recursos que proceden (vía y plazo), órgano ante el que se interponen.
• Validez: debe constar envío/puesta a disposición, recepción/acceso, fechas y horas, contenido íntegro e identidad de remitente y destinatario (se incorpora al expediente).

Formas de práctica:  

Especialidades para Entidades Locales:

• En procedimientos iniciados de oficio, pueden recabar el domicilio del Padrón Municipal (Ley 7/1985).
• Muchas utilizan la DEHú estatal o su propia sede electrónica integrada en el Punto de Acceso General.
• Si el interesado rechaza la notificación electrónica, se considera practicada a los 10 días naturales (rechazo expreso o falta de acceso).
• Avisos complementarios (SMS, email) no sustituyen la notificación pero facilitan el conocimiento.

Efectos:

• La notificación inicia el cómputo de plazos para alegaciones, recursos, etc.
• Notificación defectuosa: no produce efectos hasta que el interesado tenga conocimiento efectivo (puede convalidarse).
• Nulidad/anulabilidad: sigue las reglas generales de actos administrativos (arts. 47-48).

Esta regulación es de aplicación directa y uniforme en todos los ayuntamientos, diputaciones y demás Entidades Locales. Cada municipio suele aprobar una Ordenanza de Administración Electrónica o integrar estos procedimientos en su Reglamento Orgánico para adaptarlos a su sede electrónica. Para casos concretos se recomienda consultar la sede electrónica del ayuntamiento correspondiente o el texto consolidado de la LPACAP en BOE.