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Procedimiento administrativo local. El registro de entrada y salida de documentos. Requisitos de la presentación de documentos. Comunicaciones y notificaciones


1.- Procedimiento administrativo local.

 

1.1.- Régimen jurídico del procedimiento administrativo local

 

El procedimiento administrativo de las Entidades Locales se rige por:

 

a)      Lo dispuesto en la LRL y en la legislación estatal sobre procedimiento administrativo común.

b)      Le legislación sobre procedimiento administrativo de las entidades locales que dicten las Comunidades Autónomas

c)       En defecto de lo anterior y de acuerdo con el art. 149.3 de la Constitución, por la legislación estatal sobre procedimiento administrativo de las entidades locales, que no tenga carácter de básico o común

d)      Por los reglamentos sobre procedimiento administrativo que aprueben las entidades locales, en atención a la organización peculiar que hayan adoptado.

 

1.2.- Principios generales del procedimiento

 

a)      La tramitación administrativa deberá desarrollarse por procedimientos de economía, eficacia y coordinación que estimulen el diligente funcionamiento de la organización de las entidades locales.

b)      Siempre que sea posible se mecanizarán o informatizarán los trabajos burocráticos y se evitará el entorpecimiento o demora en la tramitación de expedientes a pretexto de diligencias y proveídos de mera impulsión, reduciéndolos a los estrictamente indispensables.

c)       Las entidades locales deberán velar porla custodia, ordenación, clasificación y catalogación de los documentos y expedientes y remitir anualmente al Instituto de Estudios de la Administración Local relación especificada de documentos y ordenanzas antiguas y modernas, para su conservación y utilización en dicho centro.

d)      Los trámites de instrucción y discusión no servirán de excusa a las entidades locales para demorar el cumplimiento de sus obligaciones.

 

1.3.- Memoria anual

 

Los secretarios de los Ayuntamientos de Municipios de más de 8.000 habitantes y los de Diputaciones Provinciales redactarán una memoria dentro del primer semestre de cada año en la que darán cuenta circunstanciada de la gestión corporativa, incluyendo referencias al desarrollo de los servicios, estadísticas de los trabajos, iniciativas, proyectos de trámite, estados de situación económicos y modificaciones introducidas en el inventario general del patrimonio, que serán remitidas al Ministerio de Administraciones Públicas.

 

1.4.- Expedientes

 

Conforme el ROFRJEL, constituye expediente el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, asi como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Se trata de un concepto propio del procedimiento administrativa local que no aparece con idéntico significado en la Ley 30/1992. En forma simplista pero clara podemos decir que allí en donde en esa Ley 30/92 se dice procedimiento en la terminología del ROFRJEL se está diciendo expediente.

 

Los expedientes se formarán mediante la agregación sucesiva de documentos y sus hojas útiles deberán ser rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación

 

1.4.1.- Expedientes. Su iniciación

 

Los expedientes se iniciarán:

 

a)      De oficio, cuando se trate de necesidades del servicio público o de exigir responsabilidades a los miembros o funcionarios de las Corporaciones Locales. El expediente se encabeza por el acuerdo y orden de proceder.

b)      A instancia de parte, cuando se promuevan para resolver pretensiones deducidas por los particulares. El expediente se encabeza por la solicitud del interesado.

 

Iniciado un procedimiento la autoridad competente para resolverlo podrá adoptar las medidas provisionales que estime oportunas para asegurar la eficacia de la resolución que pudiera recaer, si existen elementos de juicio suficientes para ello. No se podrán dictar medidas provisionales que puedan causar perjuicios irreparables a los interesados, o que impliquen violación de derechos amparados por las leyes.

 

1.4.2.- Expedientes. Ordenación

 

a)      La tramitación de los expedientes se simplificará cuanto sea posible.

b)      En ningún caso podrán los funcionarios, ponencias o comisiones abstenerse de proponer, ni la corporación de resolver a pretexto de silencio, oscuridad o insuficiencia de preceptos legales aplicables al caso (prohibición del non liquet)

c)       La exposición al público, anuncios, información, audiencia a los interesados, intervención jerárquica superior y demás garantías del procedimiento, se sujetarán a las condiciones y plazos establecidos legalmente.

d)      Para el cómputo de plazos se estará a lo dispuesto en la Ley 30/92

e)      Cuando se hayan de desglosar los documentos de los expedientes, se hará constar el hecho y se dejará copia autorizada por el jefe de la unidad administrativa correspondiente en sustitución de aquellos

f)        Los expedientes o documentos originales sólo podrán salir de las oficinas si:

a.       Solicitan por escrito su desglose quienes los han presentado una vez que hayan surtido los efectos consiguientes

b.       Han de enviarse a otro organismo en cumplimiento de trámites reglamentarios o para que recaiga resolución definitiva

c.       Son reclamados por los Tribunales de Justicia

 

1.4.3.- Expedientes. Informes y tramitación

 

a)      Ojo: en la terminología propia del procedimiento administrativo local lo que se llaman informes son tanto informes como propuestas de resolución

b)      En los expedientes informará el jefe de la dependencia a la que corresponda tramitarlos exponiendo los antecedentes y disposiciones legales en que se fundamenten. Tales informes se redactarán con sujeción a las disposiciones que sean aplicables y se ceñirán a las cuestiones que los hayan motivado.

c)       Hace falta informe previo del Secretario y en su caso del Interventor:

a.       Cuando lo ordene el Presidente de la Corporación o lo solicite un tercio de miembros de la misma

b.       Siempre que haga falta una mayoría especial

d)      Sin perjuicio de estos informes preceptivos el Presidente de la Entidad puede pedir cuantos estime oportunos.

e)      Los informes para resolver los expedientes:

a.       En forma de propuesta de resolución

b.       Enumeración clara y sucinta de los hechos

c.       Fundamentos jurídicos y

d.       Pronunciamientos que haya de contener la parte dispositiva

f)        Iniciado un expediente existe la obligación de resolverlo expresamente. No obstante lo anterior se aplicará la legislación general de procedimiento en materia de silencio administrativo. También es de aplicación dicha legislación general en materia de caducidad.

g)      Concluido el expediente se someterá al Secretario tras cuyo examen se pasará al Presidente de la Corporación.

 

1.4.4.- Expedientes. Interesados, abstención y recusación

 

a)      Los interesados en un expediente tienen derecho a conocer en cualquier momento el estado de su tramitación

b)      Toda persona que invoque un interés en un asunto que pueda resultar afectado por la cuestión que se esté sustanciando en un expediente, podrá comparecer en el mientras no haya recaído resolución definitiva para formular las alegaciones que estime convenientes a su defensa.

c)       Si la Administración conoce de la existencia de terceros interesados los requiere por escrito para que se personen en el plazo de 10 días y aduzcan lo que estimen oportuno.

d)      La abstención y la recusación no presentan variaciones significativas respecto del régimen general establecido en la Ley 30/92

 

2.-  El registro de entrada y salida de documentos. Requisitos de la presentación de documentos.

 

En todas las entidades locales habrá un registro general de entrada y salida. Dicho registro permanecerá abierto al público todos los días hábiles según las normas comunes de la Ley 30/92. La existencia de un registro único lo será si perjuicio de una gestión desconcentrada.

 

Los libros o el soporte documental del Registro no podrán salir bajo ningún pretexto de la Casa consistorial. El acceso a su contenido se realizará mediante consulta de los mismos allí donde se encuentren custodiados o a través de la expedición de certificaciones y testimonios.

 

Contenido de los asientos del Registro de Entrada

 

a)      Referencia

b)      Número de orden correlativo

c)       Fecha del documento (dia/mes/año)

d)      Fecha en que entra el documento

e)      Organo de procedencia

f)        Resolución del asunto, fecha y autoridad que la haya dictado

g)      Extracto de su contenido

h)      Dependencia a la que corresponde su conocimiento

i)        Observaciones

 

Contenido de los asientos del Registro de Salida

 

a)      Referencia

b)      Número de orden correlativo

c)       Fecha del documento (dia/mes/año)

d)      Fecha en que sale el documento

e)      Dependencia de la que procede

f)        Organismo al que se dirige

g)      Extracto de su contenido

h)      Referencia en su caso al asiento de entrada

i)        Observaciones

 

Reglas básicas:

 

a)      Registrado un documento se estampará la fecha, si es de entrada o es de salida y el número de orden que corresponda.

b)      Si el documento presentado a Registro no reúne los requisitos o faltara el reintegro (si corresponde) se requerirá a quien lo hubiera presentado para que lo subsane en el plazo de 10 días con apercibimiento de que si no lo hiciere se archivará sin más trámite

c)       Los escritos podrán presentarse acompañados del documento o documentos en que funden su derecho los interesados, ya sean originales ya por testimonio o copia del original que cotejará el encargado del registro

d)      Toda persona que presente un documento podrá solicitar un recibo gratuito en el que constará el día y hora de presentación, número de entra y sucinta referencia del asunto. El recibo hará prueba respecto a la fecha en que se registró el documento. En lugar de recibo podrá entregarse copia sellada del documento.

e)      El encargado del Registro, una vez efectuada la inscripción, hará la clasificación de los documentos y procederá a distribuirlos entre las distintas oficinas, donde se anotarán en el registro parcial y unirán a su antecedentes, si los hubiere, o se abrirá e iniciará expediente en su caso dándole la pertinente tramitación

f)        Para la salida de documentos, cada sección o negociado enviará los que hayan de expedirse al Registro, que los cursará devolviendo a la dependencia de origen las minutas correspondientes después de estampar en ellas el sello en que conste la fecha de salida y el número de asiento.

g)      Con referencia a los asientos del Registro podrán expedirse certificaciones autorizadas por el Secretario

 

3.-  Comunicaciones y notificaciones

 

Las resoluciones de los Alcaldes y de los Presidentes de las Corporaciones Locales se extenderán a su nombre; cuando las resoluciones administrativas se dicten por delegación,se hará constar expresamente esta circunstancia y se considerarán dictadas por la autoridad que la haya conferido.

 

Las comunicaciones que se dirijan a las autoridades serán firmadas por los Presidentes de las Corporaciones y las demás que den traslado de acuerdos o resoluciones por el responsable de Secretaría.

 

Toda comunicación u oficio habrá de llevar el sello de salida estampado por el registro general y de ellos se unirá al expediente minuta rubicada.

 

La notificación se practicará con arreglo a lo dispuesto en la legislación sobre procedimiento administrativo común.

 

Las providencias de trámite y los actos o acuerdos que pongan término a un expediente serán notificados en lo diez días de su fecha.

 

 

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