titulo.: Supuesto Práctico desglosado en tres preguntas de desarrollo sobre el Expediente Administrativo y los documentos que lo integran en el ámbito de la Administración Local
autor.: TemasyTEST
Remitido el 14-04-25 a
las 01-17-50
Describe la estructura general que debe tener un expediente administrativo en el ámbito local, según la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Según la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPACAP), la estructura general de un expediente administrativo en el ámbito local debe ser clara, ordenada y facilitar la identificación y comprensión de todas las actuaciones realizadas. Si bien la ley no establece una estructura rígida y única, sí define los elementos esenciales y el orden lógico que debe seguir. A continuación, se describe la estructura general que debe tener un expediente administrativo:
I. Identificación y Carátula:
Datos de identificación del procedimiento:
Denominación del procedimiento.
Número de expediente o código de identificación único.
Órgano administrativo iniciador y/o responsable de la tramitación.
Fecha de inicio del procedimiento.
Datos del interesado/s:
Nombre y apellidos o denominación social.
Número de identificación fiscal (NIF/CIF).
Domicilio a efectos de notificaciones.
En su caso, datos del representante.
Breve descripción del objeto del procedimiento.
Indicación de los plazos máximos de resolución y notificación.
Índice o relación numerada de los documentos que contiene el expediente (se irá actualizando a medida que se incorporen nuevos documentos).
Fecha de cierre del expediente (una vez finalizado el procedimiento).
II. Fase de Iniciación:
Solicitud del interesado (si el procedimiento se inicia a instancia de parte):
Documento original de la solicitud, con fecha y firma del interesado o su representante.
Documentación adjunta a la solicitud (copias de DNI, escrituras, planos, etc.).
Justificante de pago de tasas o precios públicos, si procede.
Acuerdo de iniciación (si el procedimiento se inicia de oficio):
Resolución o acuerdo del órgano competente que ordena el inicio del procedimiento, con su motivación, actos preparatorios y medidas provisionales que se adopten.
Comunicación o notificación del acuerdo de iniciación a los interesados.
III. Fase de Instrucción:
Actuaciones de los interesados:
Alegaciones presentadas por los interesados.
Documentos aportados por los interesados en subsanación o en cualquier otra fase del procedimiento.
Propuesta y práctica de pruebas admitidas.
Informes solicitados a los interesados.
Actuaciones de la Administración:
Actos de trámite: Diligencias, comunicaciones, notificaciones, requerimientos, subsanaciones, etc.
Informes: Solicitud y recepción de informes preceptivos o facultativos (técnicos, jurídicos, etc.) emitidos por órganos internos o externos.
Pruebas: Documentación de la práctica de pruebas (testifical, pericial, documental, etc.).
Propuesta de resolución: Documento elaborado por el órgano instructor que contiene un resumen de los antecedentes, los hechos probados, los fundamentos de derecho y la propuesta de decisión.
IV. Fase de Finalización:
Resolución:
Documento original de la resolución motivada del órgano competente, con todos los requisitos establecidos en el artículo 88 de la LPACAP (identificación, hechos, fundamentos de derecho, parte dispositiva, indicación de recursos, etc.).
En su caso, documentos anexos a la resolución.
Notificación de la resolución:
Justificante de la notificación de la resolución a los interesados, con indicación de la fecha, medio utilizado y persona que la recibe.
Otros modos de terminación del procedimiento (si procede):
Desistimiento del interesado.
Renuncia del derecho.
Caducidad del procedimiento.
Acuerdo o convenio.
Transacción.
V. Fase de Ejecución (si procede):
Actuaciones para llevar a cabo lo dispuesto en la resolución:
Órdenes de ejecución.
Actas de cumplimiento.
Diligencias de embargo o apremio (en procedimientos sancionadores o de recaudación).
Justificantes de pago o reintegro.
Informes de seguimiento de la ejecución.
VI. Recursos (si se interponen):
Escritos de interposición de recursos (alzada, reposición, extraordinario de revisión).
Informes del órgano que dictó el acto recurrido.
Alegaciones del resto de interesados (si los hay).
Resolución del recurso.
Notificación de la resolución del recurso.
Principios Generales que deben regir la estructura del expediente:
Orden cronológico: Los documentos deben incorporarse al expediente siguiendo el orden temporal en que se vayan produciendo las actuaciones.
Claridad y legibilidad: Los documentos deben ser fácilmente legibles y comprensibles.
Integridad: El expediente debe contener todos los documentos relevantes del procedimiento, sin omisiones ni alteraciones.
Autenticidad e integridad: Se deben garantizar la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos, cuando se utilicen medios electrónicos.
Facilidad de acceso: El expediente debe estar organizado de forma que facilite su consulta por los interesados y por los órganos administrativos competentes.
Medios Electrónicos:
La LPACAP impulsa la tramitación electrónica de los procedimientos. En este sentido, los expedientes administrativos electrónicos deben tener una estructura lógica que permita identificar claramente los documentos y las fases del procedimiento, garantizando su autenticidad, integridad y conservación.
En resumen, la estructura general de un expediente administrativo local, conforme a la LPACAP, debe ser lógica, cronológica y estar claramente identificada, permitiendo el seguimiento completo del procedimiento desde su inicio hasta su finalización, incluyendo, en su caso, la fase de ejecución y los recursos. La carátula y el índice son elementos clave para la correcta gestión y consulta del expediente.
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